重庆中医药学院教育基金会外部活动管理制度
第一章 总则
第一条 为规范重庆中医药学院教育基金会（以下简称“基金会”）各类外部活动的管理，确保活动合法、安全、有效、透明，提升基金会公益品牌形象，最大化活动社会效益，防范各类风险，根据基金会章程及相关法律法规，特制定本制度。
第二条 本制度适用于以基金会名义主办、承办、协办、参与或支持的各类面向社会的活动，包括但不限于：
（一）公益项目类： 奖助学金颁发仪式、公益项目启动仪式/结项会、捐赠仪式、公益徒步/义卖等筹资活动。
（二）会议论坛类： 公益研讨会、学术论坛、行业交流会、新闻发布会。
（三）宣传推广类： 公益展览、文化演出、品牌推广活动。
（四）合作交流类： 与其他机构联合举办的活动、受邀参加的国内外重要会议或活动。
第三条 管理原则
（一）合规性原则： 活动必须符合国家法律法规和基金会宗旨、章程。
（二）计划性原则： 活动应纳入年度工作计划，避免随意性和盲目性。
（三）效益性原则： 活动应注重社会效益和品牌效益，确保资源投入与产出相匹配。
（四）安全性原则： 将安全置于首位，制定完备的安全预案，确保人员、财产和安全。
（五）透明性原则： 活动经费使用公开透明，活动信息及时准确披露。
第二章 职责分工
第四条 理事会是基金会外部活动管理的最高决策机构，负责：
（一）审议批准基金会年度重大活动计划及预算；
（二）以及审批单笔预算超过规定限额（如人民币50万元）或具有重大战略意义的活动方案。
第五条 秘书处是活动管理的执行中枢，负责：
（一）统筹制定基金会年度活动计划。
（二）审核各类活动方案及预算。
（三）协调各部门资源，监督活动执行全过程。
（四）对活动效果进行总体评估。
第六条 项目部作为活动的具体策划与执行单位，是活动的“责任部门”，负责：
（一）提出活动创意，进行可行性研究，撰写详细《活动方案》。
（二）编制活动预算，负责活动经费的申请和使用。
（三）具体执行活动筹备、现场组织、后期收尾等全部环节。
（四）提交活动总结报告，整理归档全部资料。
第七条 综合办公室提供行政支持，负责：
（一）审核活动合同的法律风险。
（二）管理活动物资采购与仓储。
（三）配合进行志愿者招募与管理。
（四）协助处理媒体关系及宣传品制作。
第八条 财务部负责：
（一）审核活动预算的合理性。
（二）对活动经费进行专项核算与报销。
（三）对活动资金使用进行监督。
第三章 活动管理流程
第九条 立项审批阶段
（一）提案： 责任部门填写《外部活动立项申请表》，附详细《活动方案》和《活动预算表》。
（二）方案内容： 方案应明确活动背景、目的、主题、时间、地点、目标人群、流程设计、宣传计划、风险预案、预期成果及评估标准。
（三）审批权限：常规活动/预算小额活动由秘书长审批；重大活动/预算大额活动经秘书长审核后，报理事会或理事长审批。
第十条 筹备执行阶段
（一）成立项目组： 活动获批后，应成立跨部门项目组，明确分工与时间表。
（二）合同管理： 凡涉及场地租赁、物资采购、服务外包等，必须签订正式合同，按基金会合同管理规定审批。
（三）宣传与报名： 统一由新闻发言人审核口径后，通过官方渠道发布活动信息。做好参与者报名与确认工作。
（四）现场管理： 制定《活动执行手册》和《安全应急预案》，责任到人，确保流程顺畅、安全有序。重大活动需提前向公安、消防等部门备案。
第十一条 后期评估阶段
（一）活动总结： 活动结束后15个工作日内，责任部门须提交《活动总结报告》，内容包括活动成果、经费决算、媒体报道、经验教训及改进建议。
（二）效果评估： 对照立项时的预期目标，采用定量（如参与人数、筹资额、媒体曝光量）与定性（如参与者反馈、社会影响力）相结合的方式进行评估。
（三）资料归档： 将所有活动资料（方案、预算、合同、总结、照片、视频、媒体报道剪报等）系统整理后移交综合办公室归档。
第四章 风险管理
第十二条 活动责任部门须在方案中系统识别可能存在的风险，包括：
（一）安全风险： 人身安全、消防安全、公共卫生事件（如食品安全、疫情防控）。
（二）财务风险： 预算超支、资金挪用、筹资目标未达成。
（三）法律风险： 合同纠纷、知识产权侵权、合规性问题。
（四）声誉风险： 流程混乱、嘉宾致辞不当、负面舆情。
第十三条 针对识别出的风险，必须制定详细的预防和应对措施，并明确责任人。特别是安全预案，须包括应急指挥体系、疏散路线、医疗救助、突发事件处理流程等。
第五章 经费管理
第十四条 活动经费实行预算管理，专款专用。预算需详细列明各项支出，严禁超预算开支。特殊情况需追加预算的，须按原审批程序报批。
第十五条 所有活动支出必须符合基金会财务管理制度，凭有效票据及时报销。活动决算报告须经财务部审核。基金会内审人员有权对活动经费使用情况进行专项审计。
第六章 附则
第十六条 本制度由重庆中医药学院教育基金会秘书处负责解释。
第十七条 本制度自基金会理事会审议通过之日起施行。
