重庆中医药学院教育基金会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范重庆中医药学院教育基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，有效保护和利用档案资源，确保档案的真实、完整、系统与安全，为基金会的规范运作、决策支持、审计监督和历史研究提供可靠依据，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等法律法规，结合本基金会实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条 档案管理遵循“统一领导、分级管理、专人负责、完整安全、便于利用”的原则。

第二章 档案管理机构与职责

第四条 基金会秘书处是档案管理的归口部门，下设综合办公室（或指定专职/兼职档案管理员）具体负责基金会的档案管理工作。

第五条 档案管理员职责

（1）负责制定和修订档案管理制度。

（2）监督、指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

（3）负责基金会各类档案的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目和检索工作。

（4）负责档案库房的日常管理，落实安全保密措施。

（5）编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，提供档案查阅利用服务。

（6）按规定办理档案的销毁和移交工作。

第六条 基金会各业务部门负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、初步整理，并按规定时限向档案管理员移交。

第三章 档案的分类与范围

第七条 根据基金会业务特点，档案分为以下主要类别：

（一）行政管理类

1. 基金会章程、制度、内部管理规定；

2. 理事会、监事会会议纪要、决议、签到表；

3. 机构设立、变更、年检的批准文件及证书（法人登记证书、税务登记证等）；

4. 人事档案（员工合同、考核记录等）、行政公文、工作计划与总结；

5. 印章使用记录、大事记等。

（二）项目管理类（核心档案）

1. 项目立项档案： 项目立项申请书、项目资金预算表、立项审批文件等；

2. 项目执行档案： 拨款申请与审批单、项目进展报告、监测与评估报告等；

3. 项目完结档案： 项目结项报告、财务决算表、成果画册/视频、受益人反馈资料等；

4. 与合作方的往来函件、备忘录。

（三）财务管理类

1. 会计凭证、会计账簿、财务报表；

2. 审计报告（年度审计、专项审计）、银行对账单；

3. 预算及预算执行情况报告、捐赠收据存根、采购合同及凭证；

4. 工资表、福利发放记录等。

（四）捐赠类

1. 捐赠协议/合同、捐赠款项到账凭证；

2. 捐赠人信息档案（遵守保密原则）、捐赠荣誉证书样本；

3. 捐赠使用情况反馈报告（定向捐赠必备）。

（五）宣传与声像类

1. 基金会发布的新闻稿、宣传册、年报、出版物；

2. 重要活动（如颁奖典礼、捐赠仪式、项目探访）的照片、录音、录像资料；

3. 媒体报道剪报或链接汇总；

4. 官方网站、社交媒体内容备份。

（六）电子档案类

以上各类别的电子文件，包括但不限于Word文档、Excel表格、PDF文件、电子邮件、数据库备份等。

第四章 档案的立卷、归档与移交

第八条 立卷要求

（一）及时整理： 各部门应随时整理已处理完毕的文件材料，保证文件齐全完整。

（二）规范组卷： 遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按问题、时间或项目进行组卷。卷内文件应排列有序，逐页编号。

（三）规范填写： 案卷封面、卷内文件目录、备考表等应使用钢笔或碳素笔填写，字迹工整清晰。

第九条 归档时间

（一）日常文件： 行政管理、项目管理等文件，应于次年第一季度前完成上一年的立卷归档。

（二）项目文件： 单个项目应在项目结束后三个月内完成立卷归档。

（三）财务档案： 会计档案由财务部门保管一年后，于次年第一季度移交档案室。

（四）电子档案： 应随纸质档案一并归档，或定期进行备份移交。

第十条 移交手续
移交档案时，需填写《档案移交清册》（一式两份），由移交人和档案管理员共同清点核对，签字确认，双方各存一份备查。

第五章 档案的保管与库房管理

第十一条 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光等安全设施。档案柜架排列整齐，编号规范，便于查找。定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第十二条 档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。

（一）永久保管： 基金会章程、重要会议记录、年度报告、审计报告、法人登记证书、有重要历史价值的项目档案等。

（二）定期30年： 一般项目管理档案、重要合同协议、会计账簿等。

（三）定期10年： 一般行政文件、日常财务凭证等。

第六章 档案的利用与保密

第十三条 利用程序

（一）内部查阅： 基金会员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请单》，经部门负责人批准后，方可查阅。原则上档案不得带离档案室。

（二）外部查阅： 外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信及本人有效证件，经秘书长或理事长批准后方可查阅。

（三）复制与摘抄： 如需复制或摘抄档案内容，必须经档案管理员同意并登记备案。涉密档案严禁复制。

第十四条 严格遵守国家保密法规，不得泄露档案中涉及的商业秘密、个人隐私等保密内容。档案管理员和查阅人员均有保密的义务。对违反保密规定造成损失的，将追究相关人员责任。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十五条 档案的鉴定销毁由秘书处牵头，组织相关部门成立档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，报理事会审批。

档案销毁时，须由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。禁止擅自销毁档案。

第八章 电子档案管理

第十六条 电子档案与纸质档案具有同等效力。建立电子档案定期备份制度，实行异地备份，确保数据安全。对电子档案的读取、修改权限进行严格控制。

定期对存储介质进行检查，防止因介质老化导致数据丢失。

第九章 附则

第十七条 本制度由重庆中医药学院教育基金会秘书处负责解释。

第十八条 本制度自理事会审议通过之日起生效实施。