重庆中医药学院教育基金会印章和证书管理制度

第一章 总  则

第一条 为规范重庆中医药学院教育基金会（以下简称“基金会”）各类印章和证书的管理与使用，明确管理责任，规范使用流程，防范使用风险，确保基金会各项业务活动的合法、合规与安全，根据《基金会管理条例》等相关法律法规及基金会章程，特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会及其下属任何机构（如有）的所有印章和法定证书的管理。包括但不限于公章、财务专用章、法人代表名章、合同专用章、发票专用章、各部门印章以及法人登记证书、慈善组织公开募捐资格证书、银行开户许可证等重要证照。

第三条 印章与证书的管理遵循“严格审批、统一管理、专人负责、使用登记、安全规范”的原则。

第二章 管理职责

第四条 秘书处是基金会印章和证书的归口管理部门。秘书长对本制度的执行负总责，并负责审批重要印章使用事项。

印章/证书管理员由秘书处指定专职或兼职人员担任，负责日常的保管、用印、用证登记与监督工作。管理员须政治可靠、责任心强、原则性强。

各印章/证书使用部门负责人对本部门申请用印、用证事项的真实性、合规性负直接责任。

第五条 印章/证书管理员职责

（一）安全、妥善地保管所有交由其管理的印章和证书。

（二）严格执行用印、用证审批程序，对未经批准或审批手续不全的，有权拒绝办理。

（三）负责填写《用印登记表》（见附件）和《证书使用登记表》（见附件），做到一事一记，内容完整、清晰。

（四）监督用印过程，确保印章盖印清晰、位置正确；监督证书使用，确保证书完好、用途与申请一致。

（五）定期检查印章和证书的完好性及安全性，发现问题立即向秘书长报告。

第三章 印章的管理

第六条 印章的刻制必须由秘书处统一提出申请，填写《印章刻制申请表》，经秘书长审核，报理事长批准后，由秘书处凭公安机关出具的证明到指定单位刻制。任何部门和个人不得擅自刻制印章。

新印章启用前，秘书处应发布正式通知，明确印章式样、启用日期和管理员，并报业务主管单位和登记管理机关备案。

第七条 基金会公章、合同专用章由秘书处印章管理员保管。

财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管。

法人代表名章可由法人代表自行保管或授权秘书长/财务负责人保管（需有书面授权书）。

所有印章必须存放在保险柜或带锁的牢固铁柜中，随用随取，用毕立即收回锁好。非工作时间，印章必须入柜上锁。严禁将印章携带外出，确因工作需要外带的，必须严格遵循本制度第十条规定。

第八条 印章的使用流程

（一）申请： 使用人填写《用印申请表》，写明用印事由、文件名称、用印数量、申请人等信息。

（二）审批：

1. 一般性事务（如内部文件、常规通知）：由部门负责人审批。

2. 重要事务（如对外合同、协议、公函、项目报告、法律文件）：由部门负责人审核后，报秘书长审批。

3. 重大事务（如涉及重大资产变动、贷款担保、战略合作）：必须报理事长审批。

4. 财务类用印（如银行票据、财务报表）由财务负责人审批。

（三）用印登记： 经审批同意后，使用人将《用印申请表》交印章管理员。管理员核对无误后，在《用印登记表》上详细记录，方可盖印。

（四）盖印： 印章管理员亲自盖印，监督用印全过程。文件需加盖骑缝章的，应覆盖所有页面。盖印位置应端正、清晰。

第九条 禁止行为

（一）严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白证明等材料上用印。

（二）严禁未经审批或登记私自用印。

（三）严禁管理员将印章交予他人自行盖印。

（四）严禁一人保管所有支付款项所需的全部印章（如财务专用章和法人代表名章原则上应分人保管）。

第十条 原则上印章不得带离办公场所。如因投标、办理工商、税务等事宜确需外带的，须由使用人填写《印章外带申请单》，经秘书长批准。外带时，必须由印章管理员或指定专人全程陪同和监督使用。

特殊情况需单独外带的，须经理事长特批，并明确规定使用范围和归还时间。管理员需办理严格的交接手续。

第四章 证书的管理

第十一条 基金会的所有原件证书（法人登记证书正副本、慈善组织公开募捐资格证书、银行开户许可证等）由秘书处证书管理员统一保管于保险柜中。

证书的扫描件或复印件应标注“仅供XX事宜使用，再次复印无效”等限制字样。

第十二条 证书的使用流程

（一）申请与审批： 使用人需填写《证书使用申请表》，说明使用事由（如年检、报税、合作方资质审查等），经部门负责人审批。重要用途（如贷款、担保）需报秘书长或理事长审批。

（二）使用登记： 证书管理员凭批准后的申请表，在《证书使用登记表》上登记后，方可提供证书复印件、扫描件或原件。

（三）原件使用： 尽可能使用复印件或扫描件。确需使用原件的，须明确借用期限，原则上当天归还。证书管理员需监督原件使用和归还的全过程，检查证书完好无损。

第五章 印章和证书的停用、变更与销毁

第十三条 因机构名称变更、印章磨损等原因需要更换印章时，旧印章应停止使用并及时封存。证书内容变更或换领新证后，旧证书应交由证书管理员收回。

第十四条 作废的印章和证书应统一上交秘书处登记造册。由秘书处提出销毁申请，报理事长批准后，由两人以上（其中一人为秘书处人员）共同监销。

销毁情况须在《印章/证书销毁记录表》中登记，监销人签字确认。

第六章 责任追究

第十五条 对违反本制度的行为，基金会有权视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至追究其行政及法律责任。因违规使用印章或证书给基金会造成经济损失或声誉损害的，责任人须承担相应赔偿责任。

第七章 附  则

第十六条 本制度未尽事宜，依照国家相关法律法规和基金会章程执行。

第十七条 本制度由重庆中医药学院教育基金会秘书处负责解释。

第十八条 本制度自理事会审议通过之日起施行。