重庆中医药学院教育基金会外事工作制度
第一章 总则
第一条 为规范重庆中医药学院教育基金会（以下简称“基金会”）的外事工作管理，保障国际交流与合作活动的有序、高效、合规开展，维护基金会良好国际形象与国家利益，根据国家相关法律法规及《重庆中医药学院教育基金会章程》，特制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会及所属各部门、各项目点组织开展的一切涉外活动，包括但不限于：接待国（境）外组织或个人来访、组团出访、参加国际会议、开展国际合作项目、接收或提供国际捐赠、涉外宣传等。
第三条 工作原则
（一）遵守法规原则： 严格遵守国家外事管理、涉外非政府组织管理、外汇管理等相关法律法规。
（二）维护国家利益原则： 坚守国家底线，保守国家秘密，维护国家主权、安全和发展利益。
（三）务实高效原则： 外事活动应服务于基金会的战略目标和核心业务，注重实效，厉行节约。
（四）统一管理原则： 基金会的所有外事活动由指定部门（如国际合作部或办公室）统一归口管理，按程序审批。
（五）平等互利原则： 在对外交往中相互尊重，平等相待，促进共同发展，维护基金会声誉。
第二章 组织机构与职责
第四条 基金会理事会负责审定基金会重大外事战略和政策。秘书长是基金会外事工作的第一责任人。
第五条 基金会设立国际合作部（或指定办公室）作为外事工作的归口管理部门，其主要职责包括：
（一）拟订基金会外事工作规章制度和年度计划。
（二）统筹协调和管理基金会的各项外事活动。
（三）负责与外事主管部门、外国驻华使领馆、国际组织等的日常联络。
（四）审核各类外事活动的申请，办理相关报批、备案手续。
（五）负责出访团组的行前教育和来访团组的接待方案审核。
（六）管理外事档案、出访报告及合作成果跟踪。
（七）负责涉外信息安全与保密提醒。
第六条 各业务部门在外事活动中应：
（一）提出本部门的外事活动需求与计划。
（二）协助归口管理部门完成活动策划、材料准备和具体执行。
（三）负责本部门牵头的国际合作项目的后续落实与评估。
第三章 外事活动管理
第七条 因公出国（境）管理
（一）计划报批： 每年末制定下一年度因公出国（境）计划，包括出访任务、国家/地区、时间、人员、经费预算等，报理事会或秘书长办公会审批。
（二）任务审批： 每次出访前须填写《因公出国（境）任务申请表》，明确出访目的、日程、预期成果等，按规定程序审批。严禁无明确公务目的的出访。
（三）人员选派： 出访人员应与出访任务紧密相关，严格控制团组规模和在外停留时间。
（四）证照与手续： 由归口管理部门统一办理护照、签证、报批等手续。出访任务结束后，护照应在规定时间内交归口管理部门统一保管。
（五）行前教育： 出访团组必须接受行前教育，内容包括外事纪律、安全教育、保密规定、礼仪习俗等。
（六）总结报告： 出访团组应在回国后15个工作日内提交详细的出访报告，由归口管理部门存档，并向理事会汇报重要成果。
第八条 接待国（境）外来访管理
（一）邀请与审批： 拟邀请国（境）外人员来访，须提前向归口管理部门提交接待方案，包括来访背景、人员信息、活动日程、费用承担方等，经审批后方可发出正式邀请。
（二）接待标准： 接待活动应热情周到、礼仪得当、务实节俭，严格遵守国家关于涉外接待的有关规定。
（三）谈话口径： 涉及重大敏感问题，应统一口径，不得擅自发表不当言论。重要会谈应做记录。
（四）备案： 重要来访活动结束后，接待部门应向归口管理部门提交简要备案报告。
第九条 国际合作项目管理
（一）协议签署： 与国际组织、外国机构签署合作协议或备忘录（MOU），须经过法律顾问审核和秘书长审批，重大协议须报理事会批准。
（二）项目备案： 所有国际合作项目须在归口管理部门备案，确保项目内容符合国家规定和基金会宗旨。
（三）资金管理： 项目涉及的境外资金流入或境内资金流出，必须遵守国家外汇管理规定，纳入基金会财务统一管理，专款专用。
（四）定期评估： 对合作项目进行中期和终期评估，确保项目成效并防范风险。
第十条 涉外宣传与信息管理
（一）信息发布： 通过官方网站、社交媒体等渠道发布涉外信息，须经归口管理部门审核，确保内容准确、合规。
（二）资料交换： 与境外机构交换内部资料、数据，须进行保密审查，防止泄露敏感信息。
（三）媒体报道： 接受境外媒体采访，须事先报归口管理部门和秘书长审批，并安排专人陪同。
第四章 外事纪律与保密规定
第十一条 全体人员在涉外活动中必须：
（一）严守国家秘密和基金会商业秘密，不泄露内部信息。
（二）坚持原则，不做有损国格、人格之事。
（三）未经批准，不得擅自对外承诺或签署文件。
（四）遇到敏感或突发事件，须第一时间向归口管理部门和领导报告。
第十二条 所有参与外事活动的人员均有保密义务，不得在非保密场合谈论涉密事项，妥善保管涉密文件和资料。
第五章 附 则
第十三条 本制度由重庆中医药学院教育基金会秘书处负责解释。
第十四条 本制度自理事会审议通过之日起施行。
第十五条 根据国家政策法规变化和基金会发展需要，可对本制度进行修订，修订程序同上。
